最低限の労力で合格点を効率良く取る方法3選｜パレートの法則の活用

こんにちは、ぱーぷる侍です。

仕事を普通以上に頑張っているのに、なぜか担当するタスクが減らず、常に追われている感覚になったりしませんか。

または、仕事を効率良く進めているはずなのに、思うような成果につながらないなんてこともありませんか。

拙者自身も、経営コンサルタントとして日々仕事をしていますが、担当する案件も複数あり、時間がいくらあっても足りません。

だからこそ、品質を上げるべき時とそうでない時の見極めを行いながら、クライアントの期待値を超え続けてきています。

今回は、拙者の経験に基づいて最小限の力で合格点の仕事を進めるために意識すべき、メリハリのつけ方について紹介します。

簡単ですが、本日紹介する効率良く合格点をとる方法3選は以下です。

本日の内容は、主にパレートの法則に基づいて、いかに少ない労力で大きな成果を生み出すかの観点から紹介していきます。

パレートの法則とは、80:20の法則とも呼ばれ、世の中の事象の80%のことは、20%によって生み出されているといった法則です。今回は、80%の成果を20%の労力で生み出すといった省エネ方法について解説します。

自分の合格点・平均点（80点）を知ること

まず最初に大事なことは、自分自身の平均点（80点）を知ることです。

今回は20％の労力で、同じような80点を繰り返し生み出せる前提で、80点を平均点と呼びます。

ビジネスにおいては再現性のある行動を繰り返すことで、どのような状況でも同様に結果を生み出すことが求められます。

そのため、まずは自分が20％の力で出せる80点がどのようなものなのかを知ることが必要です。

平均点を確認する方法ですが、複数のやり方があると思いますので、簡単に紹介します。

ぜひあなたの状況に合う形で確認してみてください。

合格点・平均点の確認方法①　自動計算

平均点の確認方法の１つ目は、成果を創出に費やした総時間の20%の時間を自動的に計算する方法です。

あなたが取り組んでいる成果を生み出すためにかかった総時間の内の20%の時間で到達できた基準を自動的に80点とみなすことです。

パレートの法則によると、20%の労力で、80点の成果を生み出せているはずなので、あまり深く考えずに自動的に見る方法なので、簡単に80点がどこになるのかを理解することができます。

イメージをもってもらうために、簡単に例を２つ紹介します。

例1：ブログ記事の作成
ブログを1記事投稿するのに、5時間かかった場合は、20%に該当する1時間で到達できたことを80点とみなします。その場合は、記事のタイトル・見出し・内容まで書き終えたワードファイルが80点となります。

例2：資料作成
クライアントとのディスカッション資料20枚を作成するのに、40時間かかった場合は、20%に該当する8時間で到達できたことを80点とみなします。その場合は、スライド全体のストーリーと骨子作成・各スライドのゴール設定、リード文作成・必要なファクトの洗い出し・一部重要な論点のスライドドラフトが完成しているパワーポイントが80点となります。

普段から継続して、取り掛かっている業務であればあるほど、作業時間ごとの進捗度合いもイメージしやすいので、80点を図ることができるかと思います。

合格点・平均点の確認方法②　自分で設定する

平均点の確認方法の2つ目は、合格基準の最低ラインを自ら設定する方法です。

あなたが担当している業務において、このレベルまで到達すれば合格という基準があるはずです。

その基準を今回は、平均点として設定してみてください。
（そこに到達するまでに費やした時間は20%ではなくても、一旦は大丈夫です）

大事なことは、80点がどこであるのかをまずは認知することです。

自分の合格点・平均点（80点）の基準を上げること

二つ目に大事なことは、自分自身の平均点（80点）の基準を上げることです。

簡単に解釈すると、今投下している時間を変えずに、80点を85点へと引き上げるイメージです。

先ほどは、20%の労力で出せる平均点、合格最低の基準を確認しました。

あくまでも、合格ギリギリのラインだったので、こちらをもう少し安心して合格させるために必要なことは、普段からそのテーマでお仕事をしているあなたならわかるはずです。

ここで拙者からのアドバイスは、この基準を最小の労力で少しでも引き上げる方法はないか、探してみることです。

さっきの例を取り上げて考えてみましょう。

例1：ブログ記事の作成
平均点
記事のタイトル・見出し・内容まで書き終えたワードファイルが80点となります。

平均点＋α
記事のタイトル・見出し・内容まで書き終えたワードファイルをWordPressにコピペして、見出しだけ装飾し、パーマリンクを設定し、投稿した記事が新80点となります。

この平均点+αの実現にかかる時間は5分ほどです。

つまり、このようにあなたの仕事においても今の基準を少しの労力で引き上げる方法があるのではないでしょうか。

普段から平均点を上げていくと、気付いたら当初目指していた100点に20%の力で到達することが可能と考えます。

仕事の基準を上げたい人は、以下の記事で紹介しています。

100点を出す時を見極め、あらかじめ基準を設定しておく

三つ目に大事なことは、いつ平均点以上の90点や100点を出すべきか、見極めることです。

仕事において、相手が求める基準や期待を正しく理解することはとてもとても大事です。

その理由は過去記事でも書きましたが、仕事は品質とスピードのトレードオフなため、相手がすぐにほしいモノに対して時間をかけて丁寧に作り上げても喜ばないし、逆もしかりです。

そのため、毎回100点を目指す必要はないですが、どこかで100点が求められる時もあります。

その時に、あなたが100点を出す準備ができていることが大事です。この準備とは、能力や経験であり、時間や心の余裕でもあります。

だからこそ、拙者からの提案は、いつ、100点を出すべきか、90点を出すべきか、80点を出すべきか、あらかじめ基準を設定しましょう。

イメージがつくために拙者が、どのシーンにおいて、どれくらいの点数を目指しているか記載しました。

点数	シーン
100点	全社や外部発信向けの資料、多目的に展開される可能性がある資料
95点	プロジェクトの最終報告資料、初めて一緒に仕事をする人が見る資料
90点	重要な定例会・議題の資料
85点	プロジェクトの定例会資料
80点	社内向け報告資料、企画案の資料、社内で内容の擦り合わせを行う際

バッターボックス理論とは、毎回自分にスポットライトが当たるときをバッターボックスとしたときに、結果や爪痕を残す努力をするかということ　※別途解説する予定です。

このように、ぜひあなた自身もいつ、100点を目指すのか、など水準を明確にしておくことがとても重要と感じています。

まとめ：合格点へ効率良く到達しよう

今回は、最小限の力で合格点に到達し、効率良く働くうえで大事なことを3つ紹介しました。

現在、忙しいと思っている人に朗報です。

合格点は、実は既に超えていてオーバースペックの成果を出していたということもあるかと思います。

今日は、そんなあなたに少しでも余裕が生まれたらうれしいなと思う内容でした。ぜひ、次のアクションにつなげてみてください。

ぜひ、これからもともに頑張りすぎず、頑張りましょう。