仕事がうまくいかない原因とその対応策:When(前編)

こんにちは、ぱーぷる侍です。
(カタカナのパープルではなく、ひらがなでぱーぷるです。かわいいでしょ!?)

ごきげんよう、今回は仕事がうまくいかない原因の1つ目の観点である、『When』について考えていきます。

Whenとは、ずばり仕事における時間のことを指します!

仕事がうまくいかない原因20選:今回はWhenについて
  1. いつまでに対応するべきかわからない
  2. どのようなスケジュール感でタスクを遂行するべきかわからない
  3. どの順序で対応すべきかわからない(タスクや社内調整など)
  1. どこで働くのが最適かわからない
  2. どこが落としどころかわからない
  3. どの場面やシーンが重要かわからない
  4. どこを目指して仕事をすればいいかわからない
  5. 誰を巻き込むべきかわからない
  6. 誰とでも関係構築する方法がわからない
  7. 誰を喜ばすべきかわからない(利害関係)
  8. 何に取り組むべきかわからない
  9. 何が優先順位が高い内容なのかわからない
  10. 何を期待されているのかわからない
  11. 何が目的かわからない
  12. 何が根本な原因・理由かわからない
  13. 判断するための根拠が用意されていない
  14. ゴールがわからない
  15. どの段取りで進めるかわからない
  16. どのフレームワーク・ツールを使えばいいかわからない
  17. どの状態になると次のアクションを取ればいいかわからない

内容に入っていく前に、仕事がうまくいかない原因20選を、別の記事で書きましたので、まだ読んでない方は、まずはそちらをチェックしてみてください!

今回は、「When」つまり、時間に関する以下のような事象やモヤモヤを日々抱えているのではないでしょうか。

該当する方はこの記事を読んでみてください。

Whenに関するモヤモヤ
  • 納期に何度か間に合わなかった
  • タスクの期限が重なり、パンクしてしまった
  • タスクが複数あるとき、どの順序で仕上げるべきか分からない
  • 予定より早く資料を仕上げたと思ったのに、上司からは遅いと言われた
  • 奥さんから、「家族と仕事どちらが大切なの?」と言われ、ギスギスしている

拙者もコンサルティング会社に勤め始めたころは、求められるスピード感についていくことができず、期限に間に合わないことがあったり、間に合わせるためにどの順序で進めていけばいいのか悩む時も多々ありました。

さて、これから内容を一つずつ見ていきますが、最初に結論からシェアしておきます。

今回の結論

Whenの観点で仕事がうまくいかない原因を理解し、
最適な解決策を学ぶことができます!

それでは、原因①と原因②についてみていきたいと思います。

Here we go!

目次

原因①:いつまでに対応するべきかわからない

もし、この原因がよく起きているようであれば致命的です。

しっかりと、なぜこんなことが発生しているのかを理解し、対応策を打っていきましょう。

原因①の深堀り

仕事には期限はつきものです。

その期限内にモノを作り上げるのは、ビジネスの基本ではないでしょうか。

もし期限が無ければ、それは趣味の世界で何かを作っていることと同じです。

いつまでに対応するべきかわからないのは、大きく2つの理由から考えられると思います。

  • タスクの最終活用場面がわからない
  • 後続にどんな作業が発生するのかわからない

タスクの最終活用場面がわからないため、自分都合の時間軸で動いてしまっていればそれが今回の根本的原因かもしれません。

仕事は時間の期日はもちろんですが、他の人の作業も発生します。

もし、その後続の作業のことを知らずに、もしくは考えずに自分自身が取り組むべき作業のみを対応しているのであれば、それはチームとして機能はしないかもしれません

原因①の対応策

つまり、タスクを通じて出てきたものが、最終的にどのように活用されるのかを理解することで、どれくらいの準備を要するか、後続には誰がどれくらい作業をする必要があるのかをイメージできるようになると、原因①を解決できるでしょう。

それでは具体的な対応策を見ていきましょう!

対応策①-①:期限を必ず確認する

作業依頼をされたときに、期限が明確でなかった場合は、必ず期限を聞くようにしてください。

もちろん素敵で優秀なビジネスパーソンは期限をセットきる人は依頼する際に、依頼内容とセットで期限を伝達してくれますが、必ずそうなることを期待してはいけません。

そのため、期限が不明確な場合は、積極的に確認してください。
(期限だけでなく、5W1Hの観点のうち、不明確なものを聞いておくと確実です。)

ぱーぷる侍
ぱーぷる侍

これを抑えれば確実ですね!

作業を引き受けた段階であなたの責任になりますので、ぜひ自身のタスクにはオーナーシップを持つイメージで行動してみてください

作業依頼する側の視点に立つと、あえて期限を伝えないこともありますが、それはまた別の機会に紹介しますね!

対応策①-②:自分で対応するタスクと他人のタスクを判別する

最終地点に到着するために必要なタスクが明確になっている場合は、それを誰が担当するべきか明確にしておきましょう。

そうすることで、他の人が対応するべきタスクがあるか否かわかります。

もし、他人に作業をお願いする必要がある場合は、その人がかかるであろう作業を時間を考え、その分を確保するよう動く必要があります。

そうすると、その作業時間を見積もった上で最終アウトプットを完成するには、いつまでに依頼先にお願いするべきか見えてきますので、自身のタスクの対応期限が必然と見えてきます。

これがいわゆる、ゴールから逆算して考えよう!ということです。

原因②:どのようなスケジュール感でタスクを遂行するべきかわからない

タスクを一つずつ対応することはできても、複数のタスクを一度にこなすのが難しいという方は、もしかしたらタスクを同時遂行するためのスケジュールを組むことができていないかもしれません。

原因②の深堀り

そもそもどのようなスケジュール感でタスクを遂行するべきかわからない人は、以下の状況に直面しているかもしれません。

  • タスクの分解方法がわからない
  • タスクの進捗(オンスケか遅延しているのか)がわからない

タスクの分解方法とは、大きなタスクのブロックがあったとしたら、それを分解することができないということです。

これは、初めて対応しなければいけないタスクを請け負った時に発生しやすいです。

例えば、異動して初めて採用のイベントを担当したときに必要な手続きのタスクを見落としてしまうのは、経験も知識もないからです。

また、タスクの進捗管理ができないのは、先ほどのタスクの分解ができていないからかもしれませんし、タスクの進捗を図る方法が無いのかもしれません

上司はタスクがスケジュール通り期限に間に合うのかどうかを気にしています。

そのため、進捗管理ができないと、上司にタスクの進捗はどうかと聞かれた場合に正しく回答はできないかもしれません。

原因②の対応策

各タスクに必要なものをしっかりと把握し、スケジュールを描くことができれば対応できたことになります。

それでは、具体的な対応策を見ていきましょう。

対応策②-①:各タスクを終わらせるのに必要な時間を把握する

そもそも、設定されている期限を守ることができるのかな?と疑問を持つこともあると思います。

そのためには、各タスクを遂行にかかる所要時間を知ることが一つの近道になります。

もし、自身が各タスクにどれだけ時間が必要なのか、わからなければ期限までのスケジュールが妥当かわかりません。

そのため、自身が各タスクにどれだけ時間を割いているのかわからない場合は、まずは作業を15分刻みで細かくメモしてみるところから始めてみましょう。

これを一週間継続してみると、各タスクに係る時間の傾向が見えてきます。

例えば、スライド一枚作るのには平均30分かかることがわかれば、スライド4枚作成する場合は、最低でも2時間は想定しておいた方がいいことが分かります。

対応策②-②:一番最初にタスクの進め方をデザインする

タスクの分解とは、大きなタスクを行うために、対応するべき小さなタスクは何があるのか整理することです。

これは、基本的には過去の経験を参考にするとタスクを分解することができると思います。

例えば、企画書を作成するにはざっと以下のようなタスクを行う必要があることを導き出すことができます。

企画書作成のためのタスク分解(案)
  • 課題を明確にする
  • 仮説を立てる
  • 調査をする
  • 課題に対する施策を打ち出す
  • 施策の効果を明確にする
  • 企画書を作成する
  • 企画書を確認してもらう

もし、過去に経験のないタスクを担当することになったから、それに関連する過去資料を見つけることや、経験の同僚に話を聞くことや、Googleで調べることをオススメします。

どこかしらで過去に誰かが経験しているタスクがほとんどです!

ぜひ、歴代の先輩の知恵を借りて、タスクを分解(ブレイクダウン)しておきましょう!

タスクを請け負った時に、まず対応するべきタスクを明確にしておくことで、対応漏れなどのリスクも最小限にすることができます。

対応策②-③:タスクリストを作成する

進捗管理をするためには、タスクリストを作成するしかありません。

タスクリストとは、何を、いつ、だれが、どの順番で対応するかを、分解したタスクを基にリスト化したものです。

いわゆる仕事で言う地図のような存在です。今後向かうべきところを事前に設定しておき、それを教えてくれる存在です。

分解したタスクをいつまでに対応するべきか、を一番最初に設定することで、後にタスクの状況を把握することができます。

最初に作成しておくことで、タスクが予定通り進んでいるか、遅延しているかを客観的に確認することができます。
これはものすごく有効で、人間は誰でも自分に甘えてしまうので、このリスト無くしては、仕事が思った以上に進捗していないのを甘んじた都合のいい解釈をしてしまいます。

また、タスクリストがあるとタスクが遅延しているときに、何とか対応可能なのかそれとも、間に合わないから上司に相談するべきかを自分で判断することができるようになります

まとめ:Whenに関する原因を理解し、改善策を実行に移してみよう!

Whenに関しては、日々の仕事で常に意識するポイントの一つですので、イメージしやすかったのではないでしょうか。

今回は、原因①:いつまでに対応するべきかわからないと原因②:どのようなスケジュール感でタスクを遂行するべきかわからないについて深堀っていきました。

まとめ:Whenに関する仕事がうまくいかない原因への対応策(前編)
  • 対応策①-①:期限を必ず確認する
  • 対応策①-②:自分で対応するタスクと他人のタスクを判別する
  • 対応策②-①:各タスクを終わらせるのに必要な時間を把握する
  • 対応策②-②:一番最初にタスクの進め方をデザインする
  • 対応策②-③:タスクリストを作成する

これらの対応策は、実行に移してこそ意味があります。

ブログを読む5分の時間を無駄にするのではなく、自身の次の行動に落として、前進していきましょう!

今日からトライできること!
  • 今着手しているタスクや今後着手予定のタスクの期限を全て明記する
  • 作業依頼されたら必ず期限を確認する
  • タスクリストを作成してみる(まずはチャレンジしてみることから)

もし、参考になった場合は今回の内容を基に、もっと深く根本的な原因について考えてみてください!こればかりはケースバイケースですので、あなたの状況に沿った原因を見つけていきましょう。

次回は、Whenの後編で、原因③:どの順序で対応すべきかわからない(タスクや社内調整など)について対応策を考えていきますので楽しみにしてください!

それまでにまずは、みなさん自身の行動を見直し、しっかりと対応策を行動に移す準備をしてくださいね!

ぱーぷる侍
ぱーぷる侍

Best is yet to come!
それでは、今日もワクワク生きてごんざる~!!

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この記事を書いた人

「そこに愛はあるんかい?」をモットーに外資系コンサルティング会社で働いています。皆さんの人生にワクワクを育てるために毎日ブログを書いています。

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